Организация и осуществление процесса контроля

Эффективно действующий контроль на предприятии не является стихийно сложившимся процессом. Как и любую человеческую деятельность, процесс контроля необходимо разрабатывать и организовывать. Проектирование процесса контроля ведется совместно с разработкой организационной структуры управления (как ее составная часть). Если же предприятие имеет возможность создать автоматизированную компьютерно-информационную сеть, то процесс контроля должен вписываться в эту сеть. Кроме того, руководитель для целей контроля широко использует неформальные источники информации. Поэтому при разработке схемы контроля необходимо, по возможности, учесть потоки информации, протекающие в неформальной структуре.

Разработка процесса контроля.

Должно быть очевидно, что информационная система, обеспечивающая коммуникации, система принятия решений и система контроля сильно связаны между собой и представляют лишь условно выделенные части того, что мы называем организационной структурой управления. Эти три части не следует рассматривать, и тем более проектировать по отдельности. К сожалению, на практике это часто делается. В результате эти три части не стыкуются между собой, что приводит к ухудшению качества системы управления.

В процедуре проектирования контроля существует четыре четко различимых этапа:

F выбор контролируемой подсистемы;

F определение параметров подсистемы, которые подлежат контролю;

F установление источников информации, необходимой для контроля;

F установление потребителей (контролеров) контролируемой информации.

Рис. 4. Схема разработки процесса контроля

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. На рис. 4. представлена схема разработки процесса контроля.

Поскольку организация использует избирательный контроль (иначе он будет экономически неоправдан), то первый этап состоит в определении тех объектов или процессов, которые необходимо контролировать.

В каждом случае подсистемы представляют собой ключевые направления деятельности (конкретные функции) организации. Выделению подлежат те подсистеме по которым при планировании определены стандарты и конкретные критерии. Если этого нет, то контроль практически осуществить невозможно. Контролю также подлежат все решения, вне зависимости от того, были они приняты при планировании ига по ходу работы менеджера (текущие).

Объектом обязательного контроля на предприятии являются:

F входные активы: сырье, материалы, узлы, детали, расчетно-кассовые операции и др.;

F производственный процесс изготовления продукции или оказания услуг;

F выходные результаты: качество готовой продукции, сроки отгрузки продукции потребителю, продаж;

F установленные нормативы: техника безопасности, нормы времени, санитарные нормы, пожарные нормы, экологические нормы и т. п.;

F правила, требования, ограничения на выполнение определенных видов работ;

F результаты работы исполнителей управленческих решений;

F обратная связь в процессе коммуникаций.

Каждый из объектов должен, по возможности, быть описан с позиций конкретных задач управления. Последние два вида объектов трудно поддаются описанию. Это не относится к программируемым управленческим решениям, а лишь к тем решениям, которые принимает руководитель по текущим ситуациям.

Таким образом, по каждому объекту необходимо определить состав задач контроля.

Описание параметров контролируемых объектов.

Задача будет понятна исполнителю только в том случае, если в ее содержание будут включены конкретные параметры. Например, формулировка задачи «Контроль денежных средств» (объект контроля) не позволяет осуществить контроль, поскольку нет указания на конкретные показатели, которые нужно сравнить со стандартом.

Результатом данного этапа является наполнение задач контроля конкретным содержанием, т. е. по каждой задаче необходимо указать объект контроля, контролируемые показатели, время контроля. Например, ежедневный контроль (время) поступления денежных средств (показатель контроля) от потребителей продукции (объект контроля).