Табельный учет кадров

В организации могут использоваться комбинированные система учета прихода и ухода работников в зависимости от условий производства.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или в разрезе структурных подразделений и осуществляется путем проставления отметок в табелях о явившихся и не явившихся, опоздавших, о сверхурочных часах, времени простоев и т.д. или путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, времени сверхурочных работ, времени простоев и т.д.).

Каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, которые приводится во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 3 лет. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по ту кадров.

К содержанию табеля предъявляются следующие требования:

Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.

В случае если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.

В случае если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется "Х". В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется "Х".

В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской - в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется "Х". В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.

Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

В графе 2 арабскими цифрами (1, 2,3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.

Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу организации.