Процесс и принципы контроля
Принцип гибкости контроля.
Схема контроля не должна иметь жесткие организационные рамки. Она находит свое воплощение в организационной структуре управления предприятием. Организационно контроль должен быть достаточно гибким и своевременно приспосабливать к происходящим изменениям. Такое свойство контроля позволяет проводить своя временные изменения в оргструктуре управления, чем частично обеспечивается т гибкость. Частичность объясняется тем, что оргструктура изменяет свои параметры и при изменениях, происходящих в других функциях.
Подвижность факторов внешней среды достаточно быстро меняет обстановку в организации. Поэтому контролируемые параметры, которые играли ключевую роль в прошлом, сегодня могут потерять свою актуальность. При этом возникли новые факторы, которые не были встроены в схему контроля предприятия, в связи с чем она не могла отслеживать их изменение. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля не будет действенной в тех ситуациях, для которых она предназначена.
Принцип экономичности контроля.
Контроль необходимо воспринимать как средство, помогающее руководству организации достигать желаемых результатов. Нужно помнить, что система контроля должна работать на получение прибыли. В то же время контроль связан с множеством расходов, таких как оплата труда контролеров, потери рабочего времени на контроль, стоимость средств контроля, дополнительные отчетные данные и т. п.
Стоимость системы контроля должна быть сравнима с прибылью, приносимой этой системой.
Как показано на рис. 3., для того, чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо анализировать как стратегические аспекты, так и краткосрочные.
Рис. 3. Модель контроля затраты-прибыль
Приведенная модель позволяет провести анализ трех фундаментальных вопроса:
. что больше: затраты на стратегию контроля или прибыль от реализации этой стратегии;
. какое соотношение затраты-прибыль у других систем контроля той же деятельности;
. какой процесс или какую деятельность надо контролировать.
Такой анализ позволяет сделать вывод: если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества и доход, то организации лучше отказаться от этой стратегии контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль, упростить его организационную схему.
Однако, если система контроля имеет стратегическое значение для организации, то такой контроль следует вести, даже если соотношение «затраты-прибыль» незначительно.