Процесс и принципы контроля
Бывают цели, по которым трудно установить количественные значения параметров, но контролировать их достижение важно для организации. В этом случае должны быть выбраны косвенные показатели, которые имеют отношение к данной цели, и они поддаются измерению. Однако важно помнить, что на достижение данной конкретной цели могут оказывать влияние и другие факторы. Менеджеру нужно уметь определять степень влияния того или иного фактора на процесс достижения цели.
Область, в которой установить показатели для контроля результатов особенно трудно, это НИОКР. Лица, осуществляющие контроль.
Обычно складывается впечатление, что в организации имеются специально выделенные «контролеры», которые призваны решать задачи контроля. Такая категория служащих составляет незначительную долю в общей численности коллектива организации. Обычно это сотрудники отдела технического контроля качества продукции. Основную часть задач контроля выполняют руководители, независимо от своего ранга. Кроме того, задачи контроля решают штабные (функциональные) менеджеры как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Поэтому в действительности организация имеет разветвленную сеть субъектов контроля. Исходная информация для контроля. Для осуществления контроля необходимо иметь два вида информации:
а) стандарты (или плановые показатели) и критерии, определяющие, как должен осуществляться процесс;
б) результат (промежуточный или конечный), характеризующий истинное состояние контролируемых параметров объекта (процесса).
Стандарты и критерии устанавливаются в процессе решения задач планирования и вытекают из множества целей и стратегии организации. Стандарты и критерии называются показателями результативности, определяющими то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. Контролируемые результаты устанавливаются функцией учета и поступают из двух источников: контролируемых объектов (процессов) внутри организации и контролируемых факторов внешней среды. Поэтому при формировании состава задач контроля необходимо детально провести анализ факторов внешней среды и определить внутренние характеристики контролируемых параметров. Важно осознать, что ошибки и проблемы, возникающие внутри организации, переплетаются, если их не контролировать и вовремя не исправить, с воздействиями условий внешней среды.
В организациях контроль внешней среды используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам, а также реализации готовой продукции (маркетинговый контроль).
Параметры контроля.
Управление осуществляется в отношении процессов, выполняемых в объектах. Оценить «правильность» осуществления процессов можно только на основе учета и измерения фактического результата, полученного на данный момент времени, или поев проведения работы, направленной на достижение желаемой цели.
Количественное выражение результата представляет собой значение одного или нескольких параметров, описывающих состояние объекта или процесса. Например, организация повысила объем продаж на 10%. Конкретным параметром (в данном случае) является количество проданных единиц товара. Или исключить нарушение нормы страхового запаса материала. В данном случае контролируется не процесс, объект (страховой запас, находящийся на складе). Параметром является количеств единиц сырья.
Параметры контроля позволяют лицу, осуществляющему контроль, сопоставить сделанную работу с запланированным заданием (стандартом).
В зависимости от степени влияния контролируемого параметра на жизнедеятельность организации задачи контроля можно разделить на две категории:
ü общие задачи, контролирующие стратегически важные параметры (прибыль, конкурентоспособность, бюджет и т. п.);
ü частные задачи, имеющие отношение к контролю частных показателей (например, количество опоздавших на работу).
Такое деление задач контроля имеет важное значение для распределения их по уровням иерархии в оргструктуре управления, т. е. обязанностей, ответственности и прав каждой должности в структуре аппарата управления. Без выделения категорий задач контроля невозможно создать эффективную схему взаимосвязи задач управления, а, следовательно, обеспечить четкое взаимодействие аппарата управления. Чтобы внести весомый вклад в успех организации, контроль должен соответствовать ряду принципов.